Gdy pojawia się jakaś okazja do mniej lub bardziej oficjalnego spotkania sporej liczby osób, potrzebne jest wiele pracy, żeby taką imprezę skutecznie zorganizować. Jak problematyczna potrafi być organizacja pikników, wiedzą wyłącznie ci ludzie, którzy już kiedyś to robili. Jeśli impreza jest dla bliskich osób, znajomych i krewnych, wszelkie błędy i niewielkie wpadki mogą być wybaczone, jednak kiedy chodzi o imprezy firmowe, to już nie ma miejsca na pomyłki i wszystko musi być dopracowane.
Planowanie imprezy firmowej
Nieważne czy jest to konferencja z klientami, czy impreza firmowa, wówczas są już inne wymogi. Dlatego właśnie w sytuacji, gdy do zorganizowania jest spore, oficjalne spotkanie, robią to już agencje eventowe. Takich na polskim rynku jest duża ilość, ponadto ich propozycje są wyjątkowo atrakcyjne. W zasadzie każdy pomysł, jaki podpowie im zleceniodawca ma szansę być urzeczywistniony – a dzięki doświadczeniu pracowników tych firm może on być w efekcie bardziej interesujący niż prezentował się przed realizacją.
Co można robić na imprezie firmowej?
Nie ma ograniczeń – gdy dana osoba pragnie, aby atrakcją na evencie stały się napisy malowane na niebie przez samoloty, to jest do wykonania, tak samo jak występ tancerek, lub warsztaty z kaligrafii. Najpopularniejszymi atrakcjami imprez firmowych w ostatnim czasie są jednak parki linowe, wspinaczka na ściankach, zawody z wędkowania, czy różne gry terenowe. Wszystko zależy od szczególnych potrzeb ludzi z firmy i od tego jaki jest cel imprezy. Jeśli jest nią integracja pracowników, można postawić na miejsca z boiskami sportowymi, czy przestrzenią do gry w mini-golfa. Jeśli wzbudzenie motywacji, współzawodnictwa – dobrą atrakcją może być np. strzelnica czy zabawa na quadach.
Najważniejszy harmonogram
Organizatorzy takiej imprezy z początku szczegółowo planują harmonogram wydarzenia, a później robią wszystko, co w ich mocy, żeby każdy z elementów eventu był zapewniony. Zazwyczaj planowanie wydarzeń tego typu rozpoczyna się od określenia tytułu, daty i miejsca wydarzenia, a później wyznaczenia osób organizujących.
Kolejne czynności, jakie trzeba wykonać, to określenie jaka osoba będzie koordynatorem, jak duży planowany jest koszt wydarzenia i jaka ilość pieniędzy potrzebna będzie do jej przeprowadzenia. Gdy impreza jest z kimś współorganizowana, wówczas szuka się partnera. Po ustaleniu takich ważnych kwestii, można już bukować lokalizację.
Wybór odpowiedniej lokalizacji na imprezę firmową
Przy wyborze miejsca na imprezę firmową znaczenie ma wiele czynników jednocześnie.
Jeśli jest to impreza cało weekendowa, kluczowe będzie czy miejsce posiada zaplecze noclegowe będące w stanie pomieścić jednocześnie nawet do 200 osób.
Równie ważne są:
- catering lub zaplecze gastronomiczne,
- odpowiednia liczba łazienek z normalnymi ceramicznymi toaletami, nie toi toiami,
- ostatnio w modzie jest grill, więc idealnie jeśli miejsce posiada zadaszone chaty grillowe
- dostęp do sprzętu elektronicznego, pozwalający na zorganizowanie potańcówki,
- parking z miejscem nawet na kilkaset aut.
Jeśli zabraknie jakiegoś ze wspomnianych czynników, albo okaże się on nieodpowiedni, wtedy obecni ludzie nie będą mogli doceniać w całości podstawowych punktów eventu, bez względu na to jak okazałyby się one atrakcyjne i zachęcające. Tak samo problemem może stać się to, że na idealnie przygotowaną imprezę zaproszenia prześle się za późno. Wówczas może okazać się, że nie będzie kto miał z tego wszystkiego skorzystać. Dlatego organizowanie imprez musi być wyjątkowo dobrze zaplanowane.