Organizacja konferencji to potężne wyzwanie logistyczne, wymagające troski o cały szereg różnorodnych aspektów. Takie działanie gwarantuje sukces przedsięwzięcia, a – co za tym idzie – satysfakcję jego organizatorów. O czym należy bezwzględnie pamiętać, decydując się na jego realizację? Poznaj 7 najważniejszych czynników, które pozwolą zorganizować profesjonalną konferencję, chroniąc Cię jednocześnie przed organizacyjną porażką.
1. Ścisłe określenie budżetu przedsięwzięcia
Zanim zaproszeni goście i prelegenci zgromadzą się na konferencji, konieczne staje się dokładne określenie budżetu, który możemy przeznaczyć na realizację przedsięwzięcia. To pierwszy, niezwykle istotny krok, który będzie rzutował w znacznej mierze na dalsze poczynania. A że organizacja eventów nie jest łatwym zadaniem, warto powierzyć ją specjalistom, do których należy np. Cafe PR Agencja Eventowa Kraków, niosąca realne wsparcie w tego rodzaju wyzwaniach. To właśnie dzięki takiej współpracy zorganizujesz z rozmachem sporych rozmiarów konferencję, ale również i kameralne spotkanie dla wybranych osób. W każdym przypadku zmieścisz się jednak w zaplanowanym budżecie, rezygnując – za radą specjalistów – z niepotrzebnych wydatków i skupiając się na najważniejszych czynnikach, gwarantujących ostateczny sukces działań.
2. Wybór miejsca na konferencję
Jeśli myślisz, że konferencja może zostać zorganizowana w każdym miejscu, jesteś w dużym błędzie! Takie wydarzenie wymaga bowiem odpowiedniego zaplecza, w postaci:
- profesjonalnego nagłośnienia,
- wygodnych miejsc siedzących,
- optymalnego oświetlenia, które nie zmęczy wzroku,
- dostępu do nowoczesnych technologii, jak mikrofony, rzutniki czy laptopy.
Miejsce wydarzenia należy dobrać także adekwatnie do liczby zaproszonych gości. Jeśli będzie ich więcej, warto rozważyć wynajęcie dużej sali lub auli, niewielka liczba osób zmieści się z kolei w pokoju konferencyjnym.
3. Wsparcie nowoczesnych technologii
A skoro wspomnieliśmy już o nowoczesnych technologiach, warto wymienić również te, które sprawią, że konferencja nabierze charakteru, a jej przebieg zainteresuje uczestników. Mowa tu np. o multimedialnych ekranach z efektami świetlnymi, które przyciągają uwagę i budzą zainteresowanie. Takie prestiżowe rozwiązania to również doskonały sposób na promocję marki, która będzie kojarzona z innowacyjnością i profesjonalizmem.
4. Opracowanie planu wydarzenia
Aby móc jednak cieszyć się organizacyjnym sukcesem, warto dokładnie zaplanować przebieg całego wydarzenia. Co więcej, w dobrym guście będzie również poinformowanie gości konferencji o tym, co dokładnie będzie działo się w trakcie spotkania. Taki plan nie powinien być jednak zbyt napięty. Należy bowiem przewidzieć również przerwy na kawę lub posiłek, dzięki czemu uczestnicy nabiorą energii, zintegrują się ze sobą i nie będą czuli się przytłoczeni nadmiarem przekazywanych informacji.
5. Wybór najlepszego cateringu
Tym samym dotarliśmy do wyboru cateringu, który będzie stanowił niezwykle istotny element konferencyjnych przerw. Co ważne, takiej decyzji nie należy pozostawiać przypadkowi. Dobry catering musi bowiem cechować się:
- smakowitymi potrawami, przygotowywanymi wyłącznie ze świeżych składników,
- możliwością wyboru, co pozwoli na zaspokojenie głodu osobom o różnych preferencjach kulinarnych,
- estetycznym podaniem, wpisującym się w koncepcję profesjonalnie przygotowanego wydarzenia.
Taki catering warto przygotować w formie bufetu, wzbogacając go napojami oraz ciepłą kawą czy herbatą.
6. Prelekcje to nie wszystko
Organizując konferencję należy pamiętać również o dodatkowych atrakcjach, które sprawią, że wydarzenie nie będzie wiązało się wyłącznie z wysłuchiwaniem kolejnych odczytów. Mogą one przyjmować zupełnie odmienną formę. Mowa tutaj chociażby o:
- wytępieniach znanych osób,
- pokazach technologicznych,
- panelach dyskusyjnych.
Charakter dodatkowych atrakcji uzależniony jest bowiem od grupy docelowej i jej potrzeb, które należy wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności, organizując udaną konferencję.
7. Pamiętaj o drobnych upominkach
Doskonałym zakończeniem konferencji będzie wręczenie jej uczestnikom drobnych upominków. Mogą być nimi niewielkie gadżety, pamiątkowe długopisy czy dodatkowe materiały, dzięki którym pogłębią oni wiedzę, związaną z prezentowanymi w trakcie spotkania zagadnieniami. Przy mniejszych wydarzeniach warto również rozważyć nieco droższe upominki w postaci pendrive’ów z wygłaszanymi prezentacjami czy publikacji książkowych na ściśle określony temat. To niezwykle przyjemny akcent, dodający wydarzeniu prestiżu i sprawiający, że będzie on wiązał się z miłymi wspomnieniami.